INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO SMLUVNÍ PARTNERY

Jakožto smluvní partner či jeho zástupce nám sdělujete některé své osobní údaje a my tyto osobní údaje shromažďujeme a jinak zpracováváme. V tomto dokumentu naleznete informace o zpracovávání Vašich osobních údajů a právech, která Vám z tohoto zpracovávání plynou v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („Nařízení“).

 

V případě, že jste podnikající fyzickou osobou, vztahuje se na vás informace v celém rozsahu. Pokud jste pouze zástupce právnické osoby, vztahuje se na Vás zpracování v rozsahu blíže vymezeném v bodě 3. písmeno a).

 

1. Základní informace o správci osobních údajů

Osobou shromažďující Vaše osobní údaje a tedy jejich správcem je společnost LUX-IDent s.r.o., se sídlem Lanškroun – Žichlínské předměstí, Tovární 368, PSČ 563 01, IČ: 259 73 959, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové pod sp. zn.: C 18296 („Správce“).
V případě dotazů ohledně Vašich osobních údajů nebo pro uplatnění některých z Vašich dále popsaných práv je možné se obrátit na mzdovou účetní firmy.

 

2. Kdo má k Vašim údajům přístup

K osobním údajům zpracovávaným Správcem mají přístup i další osoby („Příjemci“). Jsou to zejména zaměstnanci Správce a dále třetí osoby, které se podílí na plnění zákonných povinností Správce (např. auditor), nebo Správci poskytují služby související s jeho činností (např. právní služby, správa IT systémů). Příjemcem údajů je také dceřiná společnost LUX – IDent Germany GmhB.
Vaše osobní údaje jsou také předávány příslušným státním orgánům a různým osobám v případech, kdy to Správci ukládá zákon.

3. Rozsah, účel, právní důvod a doba zpracovávání osobních údajů

a. Osobní údaje potřebné k plnění smlouvy:

Podnikající FO: jméno, příjmení, adresa, IČ, bankovní spojení, podpis,

                        e-mail, telefonní číslo

Zástupci PO: jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo

Tyto typy osobních údajů Správce zpracovává pro řádné plnění smlouvy, kterou jste se Správcem uzavřel/a. Jedná se tedy zejména o údaje uváděné ve smluvní dokumentaci a pro potřeby plnění vzájemných povinností.

Zpracování probíhá po dobu nutnou k uzavření smlouvy, po dobu účinnosti smlouvy a po ukončení účinnosti smlouvy do doby vypořádání všech práva a povinností plynoucích z této smlouvy, nejvýše však po dobu 3 let ode dne ukončení příslušné smlouvy.

b. Osobní údaje potřebné k plnění zákonných povinností Správce:

jméno, příjmení, adresa, IČ, DIČ, bankovní spojení

Tyto osobní údaje jsou zpracovávány na základě povinností Správce vyplývajících zejména z daňových předpisů, např. z povinnosti archivace účetních dokumentů. Jedná se tedy např. o údaje uváděné na daňových dokladech.

K ukončení zpracovávání této kategorie osobních údajů dochází až po zániku zákonné povinnosti, k jejímuž splnění jsou zpracovávány. Konkrétní doba zpracování je závislá na jednotlivých zákonných povinnostech Správce. Pro daňové účely jsou archivovány příslušné dokumenty po dobu 10 let.

Všechny výše zmíněné údaje mohou být také na základě oprávněného zájmu Správce po dobu trvání smluvního vztahu použity k prověření obchodní důvěryhodnosti ve veřejných rejstřících. Stejně tak mohou být tyto osobní údaje na základě oprávněného zájmu Správce zpracovávány v případech, kdy je to nutné k uplatnění práv či splnění povinností Správce, a to do jejich příslušného vypořádání.

4. Způsob zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v listinné a elektronické formě, a to v souladu s pokyny Správce tak, aby k nim měly přístup pouze osoby pověřené naplňováním účelů podle bodu 3. Informace jsou organizačně a technicky chráněny před neoprávněným přístupem či zneužitím. Případní Příjemci osobních údajů jsou k jejich řádné ochraně vázáni smluvně či zákonem.

5. Vaše práva jako subjektu údajů

Pokud budete mít v souvislosti se zpracováváním Vašich osobních údajů dotazy či připomínky, informujte nás, prosím, prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v bodu 1. V souvislosti se zpracováváním osobních údajů disponujete těmito právy:

Právo na informace a přístup – máte právo od Správce požadovat potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány a pokud ano, informace o: (I) účelu zpracování, (II) kategoriích dotčených osobních údajů, (III) Příjemcích, (IV) předpokládané době zpracovávání, (V) Vašich právech vůči Správci, (VI) Vašem právu vznést stížnost, (VII) skutečnosti, zda dochází k automatizovanému zpracovávání, a (VIII) v případě předávání údajů mimo prostor evropského hospodářského společenství o zárukách bezpečnosti Vašich údajů.

Právo na přenositelnost – v případě, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány pro potřeby plnění smlouvy, s Vaším výslovným souhlasem anebo dochází k jejich automatizovanému zpracování, máte právo požadovat jejich strukturovanou, strojově čitelnou kopii a případně i předání jinému správci.

Právo na opravu – máte právo, aby Vaše zpracovávané údaje byly vždy aktuální a přesné. Po Správci můžete požadovat opravu či doplnění jakéhokoliv osobního údaje.

Právo na omezení zpracování – máte právo po Správci požadovat omezení zpracování, pokud: (I) máte za to, že Vaše údaje nejsou přesné a to do doby, než Správce přesnost údajů prověří; (II) se zpracování nezakládá na platném právním důvodu, ale nechcete žádat o výmaz osobních údajů; (III) Správce již údaje nepotřebuje pro vymezené účely, ale vy jejich zpracovávání vyžadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých práv; nebo (IV) jste uplatnil/a své právo na námitky popsané níže.

Právo na výmaz – máte právo po Správci požadovat vymazání jakéhokoliv osobního údaje. Ten ale není povinen této žádosti vyhovět v případech vyjmenovaných v čl. 17 Nařízení, zejména pokud je osobní údaje nadále potřebné zpracovávat pro účely, pro které byly původně shromážděny.

Právo podat námitku – v případě osobních údajů zpracovávaných na základě oprávněného zájmu nebo ve veřejném zájmu máte právo k Správci vznést proti zpracovávání námitku.

Právo podat stížnost – v souvislosti se zpracováváním Vašich osobních údajů máte právo obrátit se v případech, kdy se domníváte, že dochází k porušování Vašich práv týkajících se osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů se stížností.

Verze 1.0, účinná od 25. 5. 2018